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Publié le 16 Juin 2009

Transmission des archives par l’ancien syndic

L’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 n’est destiné qu’à organiser la transmission au nouveau syndic des pièces administratives et comptables détenues par l’ancien et n’a pas pour objet de contraindre ce dernier à établir postérieurement à son dessaisissement des documents qu’il n’avait pas tenus préalablement.

Aux termes de l’article 18-2 de la loi de 1965 , en cas de changement de syndic, la transmission de l’ensemble des documents et archives du syndicat des copropriétaires doit intervenir dans le délai d’un mois à compter de la cessation des fonctions du syndic. À défaut, le texte organise une procédure à l’issue de laquelle le juge pourra contraindre (éventuellement, sous astreinte), le syndic sortant à s’exécuter;

Selon la jurisprudence, sont notamment concernés par cette obligation de transmission/

– le grand livre des comptes (Paris, 23 mai 2001, AJDI 2001. 805, obs. Capoulade ; Besançon, 3 déc. 2008, Loyers et copr. 2009, n° 108, obs. G. V.),

– les relevés bancaires du syndicat (Civ. 3e, 14 sept. 2005, AJDI 2007. 42, note Capoulade ; Paris, 15 mai 2008, Loyers et copr. 2008, n° 235, obs. G. V. ; Besançon, 3 déc. 2008, préc.),

– les balances comptables (Besançon, 3 déc. 2008, préc.),

– les comptes des copropriétaires (Paris, 4 janv. 2006, AJDI 2006. 647, obs. Capoulade),

– l’intégralité des factures pour cinq années consécutives (Besançon, 3 déc. 2008, préc.),

– et le cas échéant, les rapports d’inspection d’un immeuble de grande hauteur (Paris, 4 janv. 2006, préc.).

Ajoutons que, afin de faciliter cette étape importante dans la vie du syndicat, l’article 33-1 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, entré en vigueur depuis le 1er septembre 2004, précise que  » la transmission des documents et archives […] doit être accompagnée d’un bordereau récapitulatif de ces pièces  » et une copie doit en être remise au conseil syndical. On peut ainsi espérer que, peu à peu, un historique des documents de la copropriété va se constituer, réduisant d’autant les risques de contentieux.

Pour l’heure, cependant, les litiges demeurent.

Nous en prendrons pour preuve cet arrêt du 4 juin 2009, dans lequel il était reproché à l’ancien syndic de ne pas avoir communiqué à son successeur un certain nombre d’éléments, dont plusieurs pièces comptables arrêtées à la fin 2005.

Pour débouter le syndicat et le nouveau mandataire de leur demande, les juges du fond (Paris, 19 mars 2008, AJDI 2008. 778) ont précisé que le texte n’a pas pour objet de contraindre l’ancien syndic à établir, postérieurement à son dessaisissement, des documents qu’il n’a pas tenus.

Dans leur moyen, les demandeurs ont tenté de faire valoir, d’une part, que la preuve de l’inexistence des documents réclamés n’avait pas été rapportée (sur la charge de la preuve pesant sur l’ancien syndic, V. Paris, 18 févr. 2004, AJDI 2004. 390 ; 20 janv. 2006, AJDI 2006. 745, obs. Capoulade) et, d’autre part, que, même si ces documents n’existaient pas, l’ancien gestionnaire pouvait encore les établir.

Éludant la question de la charge de la preuve, la haute juridiction rejette le pourvoi, se référant à l’objet de l’article 18-2, qui se limite à organiser la transmission des documents existants (jugeant qu’on ne peut contraindre le syndic à remettre des documents qui ne sont pas en sa possession, V. déjà Civ. 3e, 22 oct. 2002, Administrer févr. 2003. 55, obs. Bouyeure ; 14 janv. 2009, Administrer avr. 2009. 58, obs. Bouyeure).

Quant à la question de la responsabilité professionnelle du syndic qui n’a pas tenu les documents conformément à la législation en vigueur, elle est considérée comme ne pouvant relever de la compétence du juge des référés, devant lequel l’action avait été intentée (précisant que seul le juge du fond peut, le cas échéant, apprécier le caractère fautif des manquements allégués et réparer le préjudice, V. aussi Paris, 24 juin 2005, AJDI 2005. 843).

Toutefois, depuis l’entrée en vigueur de la loi n° 2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allégement des procédures, en cas de manquement du syndic à son obligation de restitution, l’article 18-2 donne compétence au « président du tribunal de grande instance, statuant comme en matière de référé ».

Pour rester sur le terrain des nouveautés législatives, on ne manquera pas de mentionner cet ajout opéré au premier alinéa de l’article 18-2 par la loi « MOLLE »n° 2009-323 du 25 mars 2009, selon lequel, » dans l’hypothèse où l’ancien syndic a fait le choix de confier tout ou partie des archives du syndicat des copropriétaires à un prestataire spécialisé, il est tenu, dans ce même délai, d’informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic « .

Cour de Cassation, 3ème Chambre Civile, 4 juin 2009 n°08-15737

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