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Publié le 2 Juin 2019

Documents obligatoirement dématérialisés

Un décret, entrant en vigueur le 1er juillet 2020, a été pris déterminant la liste minimale des documents de gestion de l’immeuble et relatifs aux lots gérés devant être mis à disposition des copropriétaires d’une part, et des membres du conseil syndical d’autre part.

En effet, pour l’application du dernier alinéa du I de l’article 18 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, qui prévoit un accès différencié, selon la nature des documents concernés, pour les copropriétaires et les membres du conseil syndical, un décret détermine la liste minimale des documents de gestion de l’immeuble et relatifs aux lots gérés devant être mis à disposition des copropriétaires d’une part, et des membres du conseil syndical d’autre part.

La liste minimale des documents relatifs à la gestion de l’immeuble accessible à l’ensemble des copropriétaires, est constituée :

  • du règlement de copropriété, de l’état descriptif de division ainsi que des actes les modifiant, s’ils ont été publiés ;
  • de la dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic en application de l’article 8-2 de la loi de 1965 ;
  • du carnet d’entretien de l’immeuble ;
  • des diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l’immeuble en cours de validité ;
  • des contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;
  • de l’ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l’exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;
  • des contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
  • des procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, des devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
  • du contrat de syndic en cours.

La liste minimale des documents relatifs au lot d’un copropriétaire, mis à sa seule disposition, compte quatre éléments :

  • le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ;
  • le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ;
  • lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d’un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ;
  • les avis d’appel de fonds [transmis par le syndic à compter du 1er juillet 2020] adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.

Enfin, la liste minimale des documents relatifs à la gestion de l’immeuble mis à disposition des seuls membres du conseil syndical, pour l’exercice de leurs missions d’assistance et de contrôle, comprend :

  • les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l’exercice échu ;
  • le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;
  • les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré ;
  • la liste de tous les copropriétaires établie par le syndic en application de l’article 32 du décret du 17 mars 1967 ;
  • la carte professionnelle du syndic, son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité mentionnés à l’article 3 de la loi Hoguet du 2 janvier 1970.

Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne

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