En matière de bail commercial, le bailleur qui n’a pas communiqué, dans les délais légaux, l’état récapitulatif annuel incluant la liquidation et la régularisation des comptes de charges, n’est pas tenu de restituer les provisions versées par le locataire à bail commercial s’il justifie, par la suite ou devant le juge, de l’existence et du montant des charges exigibles
1. Textes applicables
Pour mémoire :
L’Article L.145-40-2 du Code de commerce prévoit que tout contrat de location comporte un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés à ce bail, comportant l’indication de leur répartition entre le bailleur et le locataire. Cet inventaire donne lieu à un état récapitulatif annuel adressé par le bailleur au locataire dans un délai fixé par voie réglementaire.
Selon l’Article R.145-36 du Code de commerce, cet état récapitulatif annuel, qui inclut la liquidation et la régularisation des comptes de charges, est communiqué au locataire au plus tard le 30 septembre de l’année suivant celle au titre de laquelle il est établi ou, pour les immeubles en copropriété, dans le délai de trois mois à compter de la reddition des charges de copropriété sur l’exercice annuel.
En d’autres termes, le bailleur doit procéder annuellement à la régularisation des charges refacturables au locataire, et ce dans un délai légal bien précis. Les questions sont donc de savoir:
- que se passe-t-il si le Bailleur n’y procède pas dans le délai légal ?
- Doit-il rembourser les provisions de charges perçues ?
- Perd-il le droit de procéder à la régularisation hors délai ?
2. Jurisprudence liée au thème (décisions et apports)
La jurisprudence a considéré que :
- Le bailleur qui réclame au preneur de lui rembourser un ensemble de dépenses et de taxes, qui incombaient à ce dernier en vertu du contrat de bail commercial, doit établir sa créance : il doit donc prouver l’existence et le montant des charges. (Cour de cassation, 3e chambre civile, 17 Septembre 2020 n°19-14.168)
- pour la régularisation des charges, l’article R 145-36 du code de commerce ne prévoyant pas de sanction en cas de régularisation tardive des charges, même si elles augmentent fortement, le preneur doit être condamné à régler les sommes dues au Bailleur. (Cour d’appel de Paris, Pôle1, Chambre 2, 24 novembre 2022 n°22/09311)
- l’absence de régularisation des charges annuel d’un bail commercial rend sans cause les appels de provision à valoir sur le paiement de charges et le Bailleur doit rembourser le Preneur des provisions de charges versées. (Cour d’appel, Paris, Pôle 1, chambre 3, 1 Juin 2022 n°21/21144)
3. Faits et procédure
Une société locataire a assigné sa bailleresse en remboursement de provisions sur charges versées pendant plusieurs exercices, reprochant une transmission tardive des états de dépenses et factures de régularisation.
La cour d’appel de Caen a rejeté la demande en constatant que, malgré la tardiveté, le bailleur justifiait du montant des charges et que leur principe n’était pas contesté.
La locataire a formé un pourvoi.
4. Analyse de l’arrêt
La Haute juridiction valide le raisonnement des juges du fond en ces termes :
« Le bailleur qui n’a pas communiqué, dans le délai fixé par l’article R. 145-36 du code de commerce ou dans le délai prévu au contrat, l’état récapitulatif annuel incluant la liquidation et la régularisation des comptes, n’est pas tenu de restituer les provisions versées s’il justifie, le cas échéant devant le juge, de l’existence et du montant des charges exigibles.«
La cour d’appel, qui a constaté que, nonobstant
➡️ Le retard dans la reddition des charges n’entraîne pas, en soi, la restitution des provisions.
➡️ Seule compte la capacité du bailleur à démontrer l’existence et le quantum des charges exigibles.
Cette solution s’inscrit dans la continuité d’une jurisprudence distinguant :
- l’obligation d’information,
- et la preuve de la créance.
La Cour de cassation confirme donc une lecture pragmatique : la sanction n’est pas automatique.
En d’autres termes, le délai organise l’information du locataire, mais il ne conditionne pas l’existence de la créance.
Ce qui importe désormais est la capacité du bailleur à démontrer la réalité des charges.
Cet arrêt invite les bailleurs à une rigueur documentaire constante : le retard peut être pardonné, l’absence de preuve ne l’est jamais.
Cour de cassation, civile, Chambre civile 3, 29 janvier 2026, 24-16.270
5. FAQ
Le bailleur doit-il restituer les provisions en cas de régularisation tardive ?
Non, s’il prouve les charges et procède à la régularisation.
Le retard constitue-t-il une faute automatique ?
Non. La sanction dépend de la justification des dépenses.
Une simple synthèse comptable suffit-elle ?
Non : un tableau sans justificatifs est insuffisant.
Les provisions sont-elles un paiement définitif ?
Non, elles constituent une avance sur des dépenses à justifier.